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La dématérialisation dans les entreprises

Dernière modification le 14 septembre 2021

La dématérialisation pour une entreprise fait partie du processus de transition numérique. Cela consiste à remplacer les supports d’information matériels (papier, enregistrements sonores ou vidéo…) par des fichiers informatiques. Initié depuis de nombreuses années au début des années 2000, la dématérialisation marque le début d’une véritable révolution dans la gestion d’une entreprise. Dans cet article, nous vous proposons de revenir sur ce processus afin de bien en délimiter les contours, les raisons, les avantages et les enjeux.

Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?

La dématérialisation des documents est arrivée progressivement avec l’informatisation et le développement de la capacité de stockage des appareils et des périphériques. Cela permet de remplacer progressivement les formats physiques par des documents numériques qui sont immatériels. 

Pourquoi la dématérialisation ?

La dématérialisation permet de stocker des documents et d’y accéder plus facilement depuis un ordinateur ou plusieurs ordinateurs montés en réseau. Cela permet de trouver plus facilement les informations et de les conserver plus longtemps puisqu’elles ne sont plus enregistrées sur un support matériel qui se dégrade avec le temps. Ces différentes informations peuvent être partagées, échangées, transmises plus rapidement afin d’augmenter la rapidité des communications. En effet, ce que le numérique a supprimé, ce sont les temps de latence dans la circulation des informations. Un document qui mettait plusieurs jours à circuler par la poste peut être envoyé instantanément par mail. 

La dématérialisation a également permis de répondre à un besoin d’ordre écologique. Celui de limiter l’utilisation du papier

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

La dématérialisation offre plusieurs avantages dans une entreprise

Un avantage financier 

À l’origine, les entreprises voyaient davantage les avantages financiers procurés par la dématérialisation que les avantages écologiques. La dématérialisation a permis en effet de réduire les couts d’impression et de fournitures de tri et de classement (papier, dossiers, classeurs…). Cela a permis également de réduire d’autres frais liés au stockage des documents matériels. Les entreprises n’ont plus besoin d’espace de stockage ni de mobilier pour l’archivage de ces données. 

Un gain de productivité

Depuis le début de la dématérialisation, on s’est aperçu que les entreprises devenaient de plus en plus productives. Plus les informations sont accessibles, plus elles circulent rapidement. Cela permet de prendre des décisions plus vite et d’augmenter sa capacité de rendement. 

Un argument écologique

Aujourd’hui, dans le cadre d’une démarche RSE, une entreprise qui ne présente pas d’arguments écologiques ne peut pas développer son image de marque. La dématérialisation est donc un argument de poids pour toutes les entreprises qui se développent ou celle qui souhaite faire du greenwashing.
Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?

Aujourd’hui, l’évolution du processus de dématérialisation dans les entreprises relève trois interrogations majeures.

La sécurité des données

Les enjeux liés à la sécurité des données en entreprise sont devenus essentiels pour les professionnels. Permettre de stocker des données dans un environnement sécurisé à l’abri des piratages est devenu essentiel. Il n’est pas rare que des entreprises deviennent des proies idéales, soit pour du vol de données sensibles (notamment dans le domaine industriel ou dans la high-tech), soit pour du racket (restitutions des données contre l’argent), soit pour des attaques à caractère politique (organes de presse par exemple). Comment faire en sorte que ces données soient stockées dans un endroit sûr et comment garantir leur protection à long terme ? 

Le full web

Les éditeurs de logiciels spécialisés dans la gestion des entreprises conçoivent de plus en plus de solutions dites « 100 % full web ». Ces logiciels permettent de gérer les stocks, la production, la planification, la relation client, la comptabilité et également la communication. L’enjeu le plus important actuellement, c’est de concevoir des solutions qui permettent une interconnexion de l’ensemble des outils informatiques utilisés par l’entreprise et surtout qui facilitent leur utilisation depuis n’importe quel support (ordinateur, tablette, mobile…), quel que soit le lieu où l’on se trouve. Par exemple, dans le domaine du bâtiment, il est plus facile de gérer les besoins en matériaux, en équipement et en personnel depuis le terrain en utilisant une tablette connectée au système central d’information d’une entreprise. En plus d’améliorer la productivité en améliorant les possibilités de communication, ces solutions logicielles permettent aussi de répondre aux besoins liés à la sécurité en matière de stockage de données (entièrement gérée par les prestataires).

Un processus très encadré d’un point de vue juridique

L’encadrement juridique de la dématérialisation est très rapidement devenu un sujet de droit. Or, les enjeux évoluent en permanence.

Dématérialisation et normalisation

Pour commencer, la dématérialisation a fait l’objet de règlementations afin de normaliser certaines choses, en particulier les formats. Le but de la dématérialisation étant de pouvoir garantir une plus grande longévité des documents et une plus grande facilité de transmission, il a fallu intervenir afin de créer des standards et des référentiels dans les domaines suivants :

  • La numérisation des données
  • La traçabilité des données
  • L’interopérabilité des données
  • La conservation des données
  • L’archivage des données

Le développement de la signature électronique

La signature électronique est l’un des éléments clés de la dématérialisation et fait également l’objet d’une règlementation et d’une normalisation très précise. Au départ, le principal enjeu de la signature électronique était de répondre au besoin de créer un système de signature dématérialisée. Aujourd’hui, ces enjeux rejoignent ceux de la sécurité.

Protection des données

Dans le cadre de la gestion commerciale des entreprises et particulièrement de la gestion de la relation client, les sociétés traitent et stockent des données à caractère personnelles (surtout dans la relation en B2C). Or, ces données relèvent bien souvent de la vie privée des personnes et doivent être protégées en tant que telles. En France par exemple, la loi informatique et libertés de 1978 a dû faire l’objet de nombreuses réformes pour s’adapter aux enjeux de la dématérialisation des entreprises. Aujourd’hui, la question de la protection des données à caractère personnel fait l’objet d’une règlementation européenne : le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016. Transposées dans les États membres de l’Union européenne, ses dispositions sont garanties par des autorités administratives indépendantes que sont les CNIL. Les entreprises ont dû s’adapter à cette règlementation en adoptant un certain nombre de mesures qui protègent le consentement et garantissent un droit de regard, de rectification et de suppression de ces données sur la demande des personnes concernées. 

Les enjeux de la numérisation continueront en fonction du contexte de la numérisation.  

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